Seks trin til styring af forretningsprocesser

Trin et: Planlæg din strategi

Først skal du samarbejde med ledelsen om at skabe en strategi for styring af forretningsprocesser, der understøtter organisationens centrale forretningsmål. Virksomheder ønsker at investere i projekter med stor effekt og lav risiko, som leverer målbare resultater, der er nøje afstemt med deres KPI'er.

Se på forretningsområder, hvor fremskridt i forbindelse med at opfylde virksomhedens mål er blevet langsommere eller gået i stå. Du kan overordnet definere, hvad der er behov for at ændre – og hvordan – ved at kategorisere de tilknyttede forretningsaktiviteter i én af de tre hovedtyper af styring af forretningsprocesser :

• Personcentreret BPM. En personcentreret proces, der stort set mangler automatisering, drejer sig om mennesker. Visse beslutninger, godkendelser og andre procesopgaver er udelukkende beregnet til at blive udført af medarbejdere, kunder og andre personer. I disse tilfælde bør BPM styrke enkeltpersoner med veldesignede applikationsgrænseflader og meddelelses- og sporingsfunktioner.
  
  Personcentrerede BPM-eksempler omfatter ansættelsesprocesser, hvor HR-medarbejdere samarbejder med ledere om at slå ledige stillinger op, screene kandidater, bede om henvisninger og interviewe kandidater. En anden forekomst er processer for kundeklager, der håndteres af servicemedarbejdere.
• Dokumentcentreret BPM. Processer, der involverer papir- og elektronisk baserede dokumenter, skal håndteres med omhu og i overensstemmelse med virksomhedens, branchens og myndighedernes krav. Dokumentcentreret BPM bruger ofte automatisering af arbejdsprocesser til at øge effektiviteten og nøjagtigheden, samtidig med at overholdelse af angivne standarder bevares.
  
  Dokumenttunge BPM-eksempler kan findes i juridiske, finansielle, købsrelaterede og andre afdelinger, der distribuerer kontrakter og aftaler til flere personer til gennemsyn og godkendelse. Et andet eksempel er medicinske organisationer, der fører elektroniske patientjournaler.
• Integrationscentreret BPM. I denne kategori fokuseres der på integration og automatisering af systemer, f.eks. ERP (Enterprise Resource Management), CRM-programmer (Customer Relationship Management) og HRMS-programmer (Human Resource Management Systems). Integrationscentreret BPM gør det muligt for personer hurtigt at få adgang til apps, data og tjenester via forbindelser og API'er, hvilket forbedrer brugerproduktiviteten og tilfredsheden.
  
  Eksempler på integrationscentrerede BPM'er omfatter marketing- og salgsteams, der bruger indbyrdes forbundne kampagner, analyse af kundeemner og CRM-værktøjer til at dele detaljerede oplysninger om potentielle og eksisterende kunder.

Trin to: Design og tilknyt ideelle processer

Når du har defineret strategiske mål tydeligt og har fået support fra virksomheden, kan du analysere og kortlægge hver proces, der er målrettet mod forbedring. Identificer vigtige proceshændelser, de manuelle og automatiserede opgaver, der kræves til hver enkelt, de personer, der udfører dem, tidslinjer og eventuelle anvendte teknologier. Se efter flaskehalse og forsinkelser; overflødige, unødvendige opgaver; og områder, der er forårsaget af overdrevne omkostninger og menneskelige fejl, kundeutilfredshed eller manglende overholdelse af angivne standarder.

Når du har forstået tilstanden "som den er og forefindes", skal du derefter bruge indsigten til at fastlægge nye forretningsmæssige krav til processen. Derefter skal du designe og kortlægge en ideel "to-be"-tilstand. Brainstorm forskellige måder at løse problemer på. Du kan også skitsere målepunkter for at spore forbedring af forretningsprocesser. Bed procesinteressenter, hvis deltagelse er afgørende for projektets succes, om at hjælpe med at indsamle vurderingsdata og give feedback om design.

Tidligt i dine BPM-initiativer vil din virksomhed måske indføre en metode til forbedring af forretningsprocesser for yderligere at strukturere din tilgang og fremme en fælles følelse af formål. Selvom metoder til forbedring af forretningsprocesser har forskellige principper og teknikker, forsøger de alle at hjælpe med at fjerne spild og forhindringer, forbedre samarbejdet og fremme kulturelle ændringer.

Blandt de almindelige metoder til forbedring af forretningsprocessen er:

• Agile management
• Kaizen
• Lean management
• Six Sigma
• Total quality management

Udnyt også processmining, proceskortlægning og anden software til styring af forretningsprocesser til hurtigt at analysere og visualisere arbejdsgange. På samme måde kan intelligente BPMS-løsninger (iBPMS) hjælpe med at forbedre arbejdsprocesser med funktioner til cloud, kunstig intelligens og big dataanalyse.

Trin fire: Implementer forbedringer

Du er klar til at gå live med din optimerede proces. Start med en proof of concept-løsning, hvor en lille gruppe tester processen. Brug derefter deres feedback til at udvikle processen i overensstemmelse hermed. Drag fordel af skabeloner og forbindelser, der er udviklet på forhånd af BPMS, til at udvikle intuitive brugergrænseflader til nyligt automatiserede og integrerede processer.

Før du formelt starter processen med den større organisation, skal du placere planer og ressourcer til projektstyring og administration af ændringer. Overfør teams på en passende måde, så du kan løse de første problemer, undgå driftsforstyrrelser og fremme adoption. Færdiggør også målepunkterne, og BI-værktøjer (business intelligence) til at oprette dashboards og generere rapporter, der giver indsigt i realtid eller næsten i realtid.

Som en del af din plan for ændringsstyring skal du opdatere jobroller og ansvarsområder og holde kursussessioner med medarbejdere. Giv berørte kunder og leverandører besked, og tilbyd dem support.

Trin fem: Trin fem: Overvåg og spor målepunkter for ydeevne

I denne fase af BPM-livscyklussen skal du identificere potentielle områder, der kan ændres yderligere, ved at overvåge data for at generere målepunkter for ydeevne. Afhængigt af dine mål kan du gå i detaljer med forskellige aspekter af den nye proceseffektivitet, f.eks. hvordan godt:

• En arbejdsgang fungerer i en proces.
• En proces fungerer i en større organisation.
• En proces fungerer ud fra et teknisk perspektiv.

Du skal også tale med interessenter for at lære mere om tid og omkostningsbesparelser – både realiserede og potentielle – og for at afdække flaskehalse.

Brug BI-værktøjer til at generere, visualisere og rapportere om målinger, sammenligne statistikkerne med branchebenchmarks og evaluere, hvordan de lever op til din organisations KPI'er. Endnu en gang kan du drage fordel af BPMS-løsninger til at hjælpe med dataindsamling og simuleringsmodellering. Overvåg resultaterne så regelmæssigt som muligt for at sikre, at BPM-initiativet fortsat opfylder sine mål og understøtter organisationens større forretningsmål.

Trin seks: Optimer på basis af ny indsigt

Din overvågnings- og sporingsindsats har genereret et hav af handlingsrettet indsigt. Nu er det tid til at bruge disse oplysninger til at fordoble indsatsen for at forbedre forretningsprocesserne. Gennem løbende gentagelse og innovation kan du blive ved med at finjustere processen og dens arbejdsprocesser for at opnå ny driftseffektivitet. Ofte vil du opdage yderligere muligheder for automatisering, standardisering og integration.

Jagten på at skabe større forretningsværdi slutter aldrig, og det gør procesovervågning og -optimering heller ikke. Forretningsstrategier, markedsforhold og lovkrav bliver ved med at ændre sig, så vær klar til at tilpasse dine processer som svar.

Hvis omstændighederne medfører betydelige opdateringer, skal du starte BPM-livscyklussen igen. På nuværende tidspunkt har din virksomhed gjort faserne i styring af forretningsprocesser til sine egne. Ledere og procesinteressenter kan mødes for at lægge en strategi for nye initiativer.