Reconocimiento de la contabilización de cuentas de proyectos

Dos personas mirando a un portátil, seguramente discutiendo sobre la contabilización de cuentas de un proyecto

Muchas empresas terminan superando el presupuesto para proyectos debido a la falta de comunicación entre los equipos clave y la dirección, dando como resultado retrasos y proyectos incompletos. Para garantizar que un proyecto no solo se mantenga en plazo, sino también dentro del presupuesto a lo largo de su ciclo de vida, será necesario llevar un seguimiento de todo lo adquirido y pagado durante su duración. Al promover la contabilidad de los proyectos, el equipo contabilizará con precisión su tiempo, detallará los esfuerzos de administración de proyectos y se asegurará de que se cumpla con todos los objetivos empresariales a corto y largo plazo.

¿Qué es la contabilización de cuentas de proyectos?

La contabilización de cuentas de proyectos es una práctica de administración fiscal que hace un seguimiento de los beneficios y costes asociados a un proyecto. También conocida como contabilización de cuentas de costes de proyectos, este tipo de contabilidad permite a las empresas evaluar los impactos financieros futuros de un proyecto, así como planificar proyectos para cumplir con los parámetros de sus obligaciones.

La rentabilidad de una empresa depende de una contabilización de cuentas de proyectos precisa. A medida que la empresa crezca, la contabilización de cuentas de proyectos puede ser una herramienta valiosa para una administración de proyectos efectiva al ofrecer una vista detallada del progreso del proyecto.

Las ventajas de la contabilización de cuentas de costes de proyectos

No importa lo pequeño que sea el presupuesto, añadir la contabilización de cuentas de proyectos al proceso tendrá un gran impacto en las finanzas tanto internas como externas. Implementar la contabilización de cuentas de proyectos al flujo de trabajo beneficiará a la empresa y optimizará los esfuerzos en la administración de proyectos.

Algunas ventajas incluyen:

Actualizaciones en tiempo real sobre el proceso y la rentabilidad del proyecto
Mejora en la administración financiera general de la empresa
Visibilidad del presupuesto del proyecto
Mejora en la administración de recursos
Información valiosa para proyectos futuros

Este tipo de contabilización de cuentas le ayudará a usted y a su equipo a abordar la administración de riesgos y a asignar recursos de forma eficaz para una administración de proyectos precisa de forma general.

El proceso de contabilización de cuentas de proyectos

Al iniciar un proyecto, es mejor añadir la contabilización de cuentas al proceso lo antes posible para asegurarse de cumplir con todos los objetivos del proyecto de manera oportuna sin exceder el presupuesto. La contabilización de cuentas de proyectos se puede dividir en dos tipos de proyectos diferentes: internos y externos. Los proyectos internos se centran en los gastos destinados a usted y los equipos internos. Por su parte, los externos consisten en las finanzas relacionadas con circunstancias como eventos o servicios realizados para el cliente.

Una vez que haya decidido cómo clasificar el proyecto, los contables de la organización organizarán y desglosarán el proceso en seis áreas:

Iniciación. Decida quién es responsable de cada tarea, así como cuándo y cómo asignar esos recursos y dinero a cada uno.
Presupuesto. Confirme que el presupuesto esté desglosado en categorías o grupos. Aquí es donde una herramienta como un software de automatización de servicios profesionales (PSA) puede ofrecer oportunidades para automatizar tareas administrativas y de automatización y definir el presupuesto de línea base inicial.
Administración. Procese y registre transacciones haciendo un seguimiento de los compromisos financieros, la facturación, la emisión de facturas y la generación de informes de la rentabilidad del proyecto.
Ejecución. En esta etapa del proceso, los administradores del proyecto asignan costes, posibles ingresos y medidas para el éxito financiero del proyecto. Necesitará estos indicadores clave de rendimiento (KPI) para identificar el progreso realizado y proceder a los ajustes necesarios.
Mantenimiento. Revise y administre los datos recopilados a lo largo del proceso para asegurar los logros y tareas del proyecto, al tiempo que corrige posibles inconsistencias financieras.
Análisis. Evalúe los datos contables recibidos de manera regular para tomar decisiones precisas para la empresa y tener la capacidad de pivotar cuando sea necesario.

Al revisar el proceso, es posible que elija una metodología particular y descubra que no se ajusta al alcance del proyecto. También es posible que observe una superposición en cómo maneja las metodologías financieras a través de la contabilización de cuentas de proyectos o la contabilización de cuentas financiera.

Contabilización de cuentas de proyectos frente a contabilización de cuentas financiera

Estos dos tipos de contabilización de cuentas podrían parecer intercambiables, pero, en realidad, tienen dos objetivos finales completamente diferentes. Las diferencias entre la contabilización de cuentas de proyectos y la contabilización de cuentas financiera son:

Metodología: La contabilización de cuentas financiera ofrece dos metodologías generales: contabilización de cuentas de costes y contabilidad por devengo. En la contabilización de cuentas de proyectos, realmente no importa qué método se elija, ya que no afectará al proceso.
Período de tiempo: La contabilización de cuentas financiera estándar sigue transacciones mensuales, mientras que la contabilización de cuentas de proyectos observa cada transacción realizada desde el inicio hasta el final del ciclo de vida de un proyecto, sin importar cuánto tiempo dure.
Coste: La contabilización de cuentas financiera desglosa los costes en categorías amplias, como cuentas por cobrar. Dentro de la contabilización de cuentas de proyectos, es posible desglosar los gastos en partes específicas, asignando un coste a ciertas tareas de proyecto.
Consideraciones: Todos los gastos empresariales se contabilizan en la contabilización de cuentas financiera general, pero con la contabilización de cuentas de proyectos solo importan los costes asociados a los entregables del proyecto.

La contabilización de cuentas de proyectos se centra más en las transacciones relacionadas con un cierto proyecto, mientras que la contabilización de cuentas financiera toma una vista general de todas las finanzas de la empresa. Ahora que ya sabe las diferencias, conozca cuándo debería usar la contabilización de cuentas de proyectos.

¿Cuándo se necesita la contabilización de cuentas de proyectos?

La contabilización de cuentas de proyectos se puede utilizar para diversos motivos. Algunos ejemplos en los que se debería pensar en presupuestar proyectos son:

Creación de nuevos productos o servicios
Proyectos normales únicos
Proyectos que están fuera de su ámbito
Determinar cómo se asigna y gasta el dinero a través de los proyectos
Análisis comparativos de proyectos

Cuando esté listo para simplificar la experiencia de contabilización de cuentas mientras se asegura el control de todos los pagos del proyecto, estará listo para añadir una nueva herramienta de operaciones al proceso.

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