突然、このようなメール メッセージを受け取って面食らったことはありませんか? 「送信しようとしているファイルは、メールのサイズ上限を超えています。」 幸運なことに、大きいファイルを送信するための選択肢は他にもあります。
大きいファイルを送信するには他にどのような方法があるかを見てみましょう。これらを参考にして、最適なものを選んでください。
大きいファイルをクラウド ストレージ経由で送信する方法
大きいファイルをメールの添付ファイルとして送信できない理由
大きい添付ファイルが理由で、送ったメールが戻ってきたりブロックされたりするのはいらだたしいものです。これはなぜ起きるのでしょうか?
ほとんどのインターネット サービス プロバイダー (ISP) とメール プロバイダーは、アップロードまたはメール送信できるファイルのサイズに上限を設けています。この制限は、大量のデータによってサービスの速度が低下するのを防いでいます。サイズの上限の値は、プロバイダーごとに異なります。
大きいファイルを送信できる機能を購入できることもあります。たとえば、ビジネス用メール プロバイダーの中には、最大 150 MB のファイルを送信できるところもあり、通常の上限をはるかに上回っています。しかし、大きいファイルを送信するためにメール アカウントをアップグレードする必要はありません。利用するサービスのレベルを変えることなく、大きい添付ファイルを送信する方法は他にもあります。
大きいファイルを送信するための最善の方法
メールで送信するにはファイルのサイズが大きすぎる場合でも、送信方法の選択肢は他に 3 つあります。
クラウド ストレージ
クラウド ストレージはファイルの保管と保護のためのツールと思われることも多いようですが、大きいドキュメントやメディアの共有または送信にも便利です。 クラウド ストレージにアップロードした後は、そのサイズにかかわらず、単純なリンクを使用して共有できます。
ドキュメントやスプレッドシートを編集するときに、おそらく画面右上に共有のボタンがあります。そのボタンをクリックするとリンクが生成されるので、これをメール、チャット、または SMS で送信します。
クラウド ファイルの一覧画面では、フォルダーの中にあるファイルの 1 つを右クリックすると共有のオプションが表示されます。フォルダー全体を共有することもできます。
チャットと会議のソフトウェア
コミュニケーションとコラボレーションのプラットフォームには、ワークプレイス チャット、ビデオ会議、ファイル ストレージの機能が集約されています。このようなシステムには多くの場合、クラウド ストレージが統合されているので、ファイルをチャット経由で送信するのが簡単です。
ファイル転送サイト
ファイル転送サイトを利用すると、大きいファイルをアップロードしてから、リンクを他の人に送信し、受け取った人がそのリンクにアクセスしてファイルをダウンロードすることができます。このサービスを無料で利用できるサイトもあれば、サブスクリプションを必要とするサイトもあります。
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このようなサイトを使用する場合は、そのサイトで採用されているセキュリティ プロトコルを考慮してください。サイトによっては、セキュリティとプライバシーに関するしっかりとしたプロトコルがない可能性があります。このような理由から、ファイルの共有にはクラウド ストレージ プロバイダーを使用するのが最善ということになります。
大きいファイルの送信にクラウド ストレージを使用することの利点
結局のところ、大きいファイルの送信はクラウド ストレージ経由で行うのが安全面でもコスト効果の面でも最良の方法です。
クラウド ストレージには、他の方法にはない多くの利点があります。主なものを次に紹介します。
使いやすさ
メールでの招待または直接リンクを使用して大きいファイルを送信できます。受け取った人は、そのリンクをクリックしてファイルにアクセスします。リンクを使用するときに、そのクラウド ストレージ プロバイダーのアカウントはなくてもかまいません。
セキュリティ
クラウド ストレージ サービスはとても安全です。そのための機能として、ファイル暗号化、疑わしいログイン活動の監視、ランサムウェア検出、ウイルス スキャン、2 要素認証、共有リンクのパスワード保護などが使用されています。ファイルの機密性が高い場合は、安全保護の点でクラウド ストレージが最善です。加えて、適切な人だけが共有ファイルにアクセスできるようにするために、パスワードで保護され、有効期限を設定したリンクを送信することができます。
アクセス許可
クラウド ストレージでファイルを送信するときに、アクセス許可を設定することができます。これで、誰がファイルの表示、コメント付加、編集、または再共有ができるかを制限できます。たとえば、アクセスを特定の人またはグループに限定することも、会社の従業員全員に、または誰にでも許可することもできます。
回復
人的ミスから守ることもできます。送信したファイルを、受け取った人が削除したとしても、送信者はごみ箱から元に戻すことができます。誤ってファイルが改変されたとしても、送信者は組み込みのバージョン履歴機能を使用して前のバージョンに戻すことができます。
バックアップ
クラウド ストレージに保管されるファイルはすべて、バックアップされています。ユーザーのコンピューターの紛失、盗難、故障が発生しても、データは無事です。
コラボレーション
大きいファイルを共有するのには、何らかの理由があります。そのほとんどは、他の人と一緒にそのファイルでの作業をすることです。 コラボレーションは、クラウド ストレージの利点の中でも上位に挙げられるものです。大きいファイルを共同作業者と共有すると、提案や編集をリアルタイムでできるようになります。変更記録をたどることもできるので、他の人が何を追加または削除したかがわかります。
ストレージ消費量を減らす
クラウド ストレージを使用するときは、ユーザーのデバイスのローカル ストレージ消費量は少なくなり、ユーザーに割り当てられたメール容量の消費量も少なくなります。
コスト
ほとんどのクラウド ストレージ サービスには、無料プランと有料プランがあります。サブスクリプション プランを使用している場合に、追加料金を支払ってメール サービスをアップグレードしたり、別のファイル転送サイトのサービスを購入したりする必要があるでしょうか?
大きいファイルをメールで送信することは、スムーズにはいかない場合もあります。幸い、クラウド ストレージでは大きいファイルの送信を高速、安全、かつ豊富な機能を備えた方法で行うことができます。
Paul Diamond は、Microsoft OneDrive (コンシューマーおよび中小企業) の Product Marketing Manager です。Amazon、T-Mobile、Groupon、Vistage International のマーケティングおよび eコマースに携わりました。次の書籍の編集者でもあります: Casagrande Press 社出版の『Fishing’s Greatest Misadventures、Surfing’s Greatest Misadventures、Cycling’s Greatest Misadventures』。
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