This is the Trace Id: 9199af87e060e52317d5055512538ea9

Pięć typów narzędzi do współpracy zwiększających produktywność

Grupa osób klaszczących w dłonie.

Jak narzędzia do współpracy zwiększają produktywność

Każda firma korzysta z doskonałej pracy zespołowej. Współpraca między członkami zespołu jest kluczowa, niezależnie od tego, czy sprzedajesz projekty kwiatowe, czy tworzysz następną aplikację na smartfony. Jednak doskonała współpraca wymaga doskonałej komunikacji. Jakość tej komunikacji, jak pokazują badania, jest znacznie cenniejsza niż ilość.

Z tego artykułu dowiesz się, jak narzędzia ułatwiają zespołom zdalnym współpracę i zwiększanie produktywności. Odkryj również, jak najnowsze narzędzia sztucznej inteligencji mogą pomóc zespołom przyspieszyć komunikację, usprawnić zadania, zwiększyć kreatywność i nie tylko.

Współpraca w miejscu pracy stale się rozwija

Współpraca to wspólna praca nad wspólnym projektem lub celem, która jest dziś ważniejsza niż kiedykolwiek. Jednak stworzenie miejsca pracy, w którym współpraca kwitnie, nie zawsze przebiega tak gładko, jak planowano. Czasami zespołom brakuje wspólnej wizji lub członkowie zespołu nie rozumieją swoich obowiązków, co prowadzi do zamieszania i nieefektywności.  

Dlatego wybór odpowiednich narzędzi do współpracy jest ważny. Na szczęście współpraca w miejscu pracy odeszła już od czasów niekończących się wątków wiadomości e-mail i cyklicznych spotkań. Dzisiejsze narzędzia wykorzystują zalety stale połączonej sieci z dostępem do plików w czasie rzeczywistym i możliwością współpracy dostosowaną do rozproszonych zespołów i pracy hybrydowej. 

Narzędzia do współpracy, takie jak wideokonferencja, oprogramowanie do przetwarzania w chmurze, a teraz sztuczna inteligencja, pojawiły się w celu zwiększenia wydajności, produktywności i współpracy zespołowej. 

Znaczenie i konieczność korzystania z narzędzi do współpracy stały się oczywiste w szczytowym momencie pandemii COVID-19, gdy wielu pracowników zostało zmuszonych do pracy zdalnej przez dłuższy czas. W rzeczywistości, według przeprowadzonej przez firmę Gartner Inc. ankiety, w 2021 r. niemal 80% pracowników korzystało z narzędzi do współpracy w pracy, podczas gdy w 2019 r. odsetek ten wynosił nieco ponad połowę. 

Chociaż istnieje wiele rodzajów narzędzi do współpracy online, które pomagają zespołom skutecznie się komunikować i zachować koordynację, właściwe narzędzia używane we właściwym czasie mogą sprawić, że zespoły będą pracować wydajniej.

Wybieranie odpowiednich narzędzi do współpracy

Współpraca w miejscu pracy wygląda inaczej dla każdej firmy i każdego zespołu. W zależności od rozmiaru, struktury i lokalizacji wszystkie organizacje muszą stawić czoła unikatowym wyzwaniom związanym ze współpracą. Podczas implementowania nowych narzędzi do współpracy należy wziąć pod uwagę następujące pytania:

Czy posiadasz już proces zarządzania zmianami? Wdrożenie nowego narzędzia wymaga planowania i przygotowania. Zastanów się, czy masz wsparcie organizacyjne dla zmiany, wspólną wizję rezultatów, wsparcie logistyczne i pracownicze oraz sposób monitorowania wpływu zmiany.

Czy istnieje szybka krzywa uczenia się? Jednym z najważniejszych czynników branych pod uwagę przy każdej nowej usłudze jest łatwość użytkowania. Zamów pokaz interesujących Cię narzędzi i poszukaj elementów, takich jak intuicyjne interfejsy i prosta nawigacja.

W jaki sposób Twoje zespoły komunikują się najlepiej? Czy wolą korzystać wyłącznie z czatów i komunikatorów wielokanałowych, czy komunikują się również za pośrednictwem poczty e-mail i narzędzi do zarządzania projektami?

Nad jakimi projektami współpracują Twoje zespoły? Różne branże potrzebują różnych narzędzi do współpracy. Na przykład firma marketingowa potrzebuje innych narzędzi niż firma produkcyjna. Upewnij się, że rozumiesz zakres projektów branżowych, nad którymi będą pracować Twoje zespoły.

Ile osób musi współpracować? Mniejsze zespoły komunikują się, udostępniają informacje i przekazują aktualizacje postępu inaczej niż większe zespoły. Wybierz odpowiednie narzędzia do współpracy na podstawie rozmiaru zespołu i organizacji.

Czy chcesz użyć wielu narzędzi, czy platformy typu „wszystko w jednym”? Przeprowadź inspekcję bieżących narzędzi. Gdy zidentyfikujesz wszystkie technologie współpracy, które już wdrożono, podejmij decyzję, czy chcesz dodać nowe narzędzia, czy zastąpić stare, aby zmaksymalizować korzyści płynące ze współpracy w całej firmie.

Czy integracja i zgodność są ważne? Jeśli znajdziesz narzędzie, które doskonale nadaje się do wykonywania jednej czynności, rozważ, czy bezproblemowo integruje się z innymi aplikacjami i oprogramowaniem. Upewnij się również, że narzędzie jest zgodne ze wszystkimi typami plików używanymi przez zespół.

Czy zabezpieczenia mają najwyższy priorytet? Narzędzia do współpracy różnią się znacznie w zależności od możliwości zabezpieczeń. Weź pod uwagę te, które mają zasady kontrolujące autoryzację dostępu do spotkań, udostępnianie plików, czat i dostęp zewnętrzny. Ponadto niektóre narzędzia oferują kompleksowe szyfrowanie, podczas gdy inne oferują klucze przechowywane przez klienta.

Ile chcesz wydać? Przy wyborze narzędzia do współpracy kluczowym czynnikiem jest cena. Niektóre z nich są bezpłatne, podczas gdy inne mają plany cenowe na miesiąc, rok lub liczbę użytkowników. Ponadto, jeśli konieczne jest dostosowanie narzędzia, może to być związane z dodatkowym kosztem.

Czy masz czas i budżet na szkolenie? Szkolenie zespołu w zakresie narzędzi do współpracy jest niezbędne. Pamiętaj, że aby narzędzia do współpracy działały, muszą być łatwo przyjęte przez wszystkich członków zespołu. Po podjęciu decyzji o rozwiązaniu poświęć trochę czasu, aby wytrenować zespoły i zacząć powoli przechodzić do nowego oprogramowania lub narzędzia. 

Niektóre inne kluczowe funkcje, które należy wziąć pod uwagę podczas wybierania narzędzi do współpracy: 

  • Czat i obsługa wiadomości w wielu kanałach 
  • Elastyczność (współpraca asynchroniczna, na żywo i na tablicy)  
  • Skalowalność
  • Integracja ze sztuczną inteligencją

Sześć typów narzędzi do współpracy w celu zwiększenia produktywności 

  1. Narzędzia do zarządzania projektami zapewniają właściwą kontrolę
Dłonie piszące na klawiaturze z ikoną kłódki.

Microsoft 365 Copilot

Oszczędzaj czas i skup się na tym, co najważniejsze, korzystając ze sztucznej inteligencji na platformie Microsoft 365 Business.
Dowiedz się więcej

Niezależnie od tego, czy planujesz śluby, czy tworzysz witryny internetowe, prawdopodobnie pracujesz nad dużymi projektami, które wymagają od wielu osób wykonania ich części. Na szczęście istnieją narzędzia do zarządzania projektami , które ułatwiają efektywne zarządzanie wszystkimi ruchomymi częściami.

  

2. Wideokonferencja tworzy relacje

 

Wyobraź sobie, że musisz zorganizować ważne spotkanie, ale połowa Twojego zespołu jest w podróży lub pracuje zdalnie. Wideokonferencje to sposób na uzyskanie wszystkich korzyści wynikających ze spotkań twarzą w twarz, co potwierdzają badania, bez ponoszenia kosztów i wyzwań związanych z planowaniem czegoś osobiście.  

 

3. Czat pozwala szybciej wykonywać zadania

 

Czasem najskuteczniejszym rozwiązaniem jest po prostu zadać szybkie pytanie i otrzymać szybką odpowiedź. Dzięki narzędziom do przesyłania wiadomości błyskawicznych stworzonym specjalnie dla Twojego biura członkowie zespołu mogą szybko kontaktować się i rozwiązywać problemy. 

 

4. Poprawka dokumentu w czasie rzeczywistym zmniejsza opóźnienia

 

Zapomnij o łańcuchach wiadomości e-mail wypełnionych załącznikami i mylącymi zmianami, które nie wnoszą niczego do dokumentu lub prezentacji. Dzięki współpracy nad dokumentami w czasie rzeczywistym zespoły mogą jednocześnie pracować nad tym samym projektem, niezależnie od tego, czy jest to dokument tekstowy, arkusz kalkulacyjny czy prezentacja programu PowerPoint. 

 

5. Kontrola wersji w chmurze zapewnia porządek

 

Przechowywanie projektów w chmurze pozwala na łatwą kontrolę wersji, dzięki czemu każda osoba mająca dostęp do projektu może w dowolnym momencie przejść do trybu online, znaleźć konkretną wersję i w razie potrzeby zapisać kopię przed dodaniem opinii. Ponadto korzystanie z aplikacji do współpracy, takich jak Microsoft Teams, ułatwia wyszukiwanie plików i bezpieczne udostępnianie ich innym osobom. 

 

6. Zwiększ łączność, produktywność i kreatywność dzięki sztucznej inteligencji

 

Zawsze trudno jest wyprzedzić konkurencję, ale dzięki narzędziom opartym na sztucznej inteligencji możesz zapewnić swoim zespołom przewagę. Przyspiesz komunikację, usprawnij zadania pracowników i przyspiesz dostarczanie usług za pomocą rozwiązań sztucznej inteligencji, takich jak Microsoft 365 Copilot. Przewiduj potrzeby i unikaj przestojów dzięki możliwościom predykcyjnym oraz przyspieszaj operacje dzięki automatyzacji.

Niektóre zadania, z jakimi mogą pomóc narzędzia sztucznej inteligencji, obejmują:

  • Przeglądanie archiwów wiadomości e-mail i czatów
  • Podsumowanie spotkań
  • Tworzenie wersji roboczych prezentacji
  • Generowanie nowych produktów i usług
  • Personalizowanie środowisk
  • Usprawnianie procesu podejmowania decyzji

Inteligentniejsza praca dzięki sztucznej inteligencji: Zwiększanie możliwości pracowników dzięki nowemu partnerowi w zakresie produktywności

W tej książce elektronicznej dowiesz się, jak narzędzia takie jak Microsoft 365 Copilot mogą być używane do tworzenia środowiska, w którym rozwija się kreatywność i produktywność.

Korzyści i wyzwania związane z narzędziami do współpracy

  Korzyścią płynącą ze stosowania narzędzi do współpracy jest większa wydajność i produktywność. Większość narzędzi ma na celu odciążenie liderów i członków zespołu z obowiązków związanych z zarządzaniem projektem.

Jednym z głównych wyzwań związanych z korzystaniem z narzędzi do współpracy jest konieczność nauczenia się korzystania z nowych rozwiązań, takich jak sztuczna inteligencja. Gdy do zespołu dołączają nowi członkowie, nauczenie ich korzystania z narzędzi może zająć trochę czasu. Przewodniki Szybki start i kanały YouTube pomagają przyspieszyć szkolenie pracowników. 

Praca w trybie online zazwyczaj zapewnia wydajność i możliwości zarządzania projektami, dzięki czemu wszyscy mogą być zorganizowani i skupieni na zadaniu. Ponadto przetwarzanie w chmurze skraca czas zwłoki, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco. 

Należy pamiętać, że w przypadku sztucznej inteligencji wszelkie wyniki uzyskane za pomocą tych potężnych narzędzi automatyzacji powinny zostać sprawdzone i zweryfikowane przez człowieka przed ich użyciem.

Zapewnij zespołom możliwość inteligentniejszej pracy i bezproblemowej współpracy

Odpowiednie narzędzia do współpracy pomogą Twoim zespołom wspólnie osiągnąć więcej, umożliwiając im pracę z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Aby dowiedzieć się więcej o narzędziach do współpracy firmy Microsoft, odwiedź następujące zasoby:

Narzędzia do współpracy

 

Zarządzanie projektami

 

Narzędzia AI

 

Informacje o autorze

Zespół platformy Microsoft 365 koncentruje się na udostępnianiu zasobów ułatwiających rozpoczęcie, prowadzenie i rozwój firmy.

Zespół platformy Microsoft 365 koncentruje się na udostępnianiu zasobów ułatwiających rozpoczęcie, prowadzenie i rozwijanie działalności.

Zacznij pracę z platformą Microsoft 365

To znajomy pakiet Office oraz narzędzia ułatwiające współpracę, pozwalające pracować wydajniej w dowolnym miejscu i czasie.
Kup teraz
Informacje i pomysły dla firm nie stanowią profesjonalnego doradztwa podatkowego ani finansowego. Należy skontaktować się z własnym doradcą podatkowym lub finansowym w celu omówienia swojej sytuacji.

Obserwuj platformę Microsoft 365