Compreender a gestão contabilística de projetos

Duas pessoas a olhar para um portátil, presumivelmente a discutir a gestão contabilística de projetos

Muitas empresas acabam por exceder o seu orçamento para projetos devido à falta de comunicação entre as equipas-chave e a liderança, o que resulta em atrasos e conclusões dos projetos. Para garantir que o seu projeto se mantém não só no caminho certo, mas também dentro do orçamento durante o seu ciclo de vida, terá de acompanhar tudo o que foi comprado e pago durante a sua duração. Ao promover a contabilidade de projetos, a sua equipa contabilizará com precisão o seu tempo, detalhará os esforços de gestão de projetos e assegurará que atinge todos os seus objetivos comerciais a curto e longo prazo.

O que é a gestão contabilística de projetos?

A contabilidade do projeto é uma prática de gestão fiscal que acompanha os benefícios e os custos associados a um projeto. Também conhecido como contabilidade de custos do projeto, este tipo de contabilidade permite às empresas avaliar os impactos financeiros futuros de um projeto, bem como a forma de planear projetos para cumprir os parâmetros da sua obrigação.

A rentabilidade de uma empresa depende da exatidão da contabilidade dos projetos. À medida que a sua empresa cresce, a contabilidade de projetos pode ser uma ferramenta valiosa para uma gestão de projetos eficaz, oferecendo uma visão detalhada do progresso do seu projeto.

Os benefícios da contabilidade de custos do projeto

Independentemente da dimensão do seu orçamento, a inclusão da contabilidade de projetos no seu processo tem um enorme impacto nas suas finanças, tanto a nível interno como externo. A implementação da contabilidade de projetos no seu fluxo de trabalho beneficia a sua empresa e simplifica os seus esforços de gestão de projetos.

Alguns benefícios incluem:

Atualizações em tempo real sobre o processo e a rentabilidade do seu projeto
Gestão financeira global do seu negócio melhorada
Visibilidade do orçamento do projeto
Gestão de recursos melhorada
Informações valiosas para projetos futuros

Este tipo de contabilidade ajuda-o a si e à sua equipa a lidar com a gestão dos riscos e a atribuir recursos de forma eficiente para uma gestão global precisa do projeto.

O processo de gestão contabilística de projetos

Quando se inicia um projeto, é melhor incluir a contabilidade no processo o mais cedo possível para garantir que todos os objetivos do projeto serão atingidos atempadamente sem ultrapassar o orçamento. A contabilidade dos projetos pode ser dividida em dois tipos diferentes de projetos: internos e externos. Os projetos internos centram-se nas despesas utilizadas por si e pelas suas equipas internas. Enquanto que as externas consistem em finanças em torno de circunstâncias como eventos ou serviços realizados para o cliente.

Uma vez decidido qual classifica o seu projeto, os contabilistas da sua organização irão organizar e dividir o processo em seis áreas:

Iniciação. Decida quem é responsável por cada tarefa, bem como quando e como afetar esses recursos e dinheiro a cada uma delas.
Orçamento. Confirme que o seu orçamento está dividido em categorias ou grupos. É aqui que uma ferramenta como um software de automatização de serviços profissionais (PSA) pode oferecer oportunidades para automatizar tarefas administrativas árduas e definir o seu orçamento inicial de base.
Administração. Processar e registar transações, acompanhando os compromissos financeiros, a faturação e a elaboração de relatórios sobre a rentabilidade dos projetos.
Execução. Nesta fase do processo, os seus gestores de projeto atribuem custos, possíveis receitas e medidas para o sucesso financeiro do seu projeto. Necessitará destes indicadores-chave de desempenho (KPI) para registar os progressos alcançados e fazer os ajustamentos necessários.
Manutenção. Reveja e faça a gestão dos dados recolhidos ao longo do processo para garantir a realização de projetos e tarefas e corrigir possíveis inconsistências financeiras.
Análise. Avalie regularmente os dados contabilísticos que recebeu para tomar decisões exatas para a sua empresa e para ter a capacidade de se orientar quando necessário.

Ao rever o seu processo, pode decidir escolher uma determinada metodologia e descobrir que esta não se enquadra no âmbito do seu projeto. Poderá também verificar uma sobreposição na forma como lida com as suas metodologias financeiras através da contabilidade de projetos ou da contabilidade financeira.

Gestão contabilística de projetos vs. contabilidade financeira

Estes dois tipos de contabilidade podem parecer intercambiáveis mas, na realidade, têm dois objetivos finais completamente diferentes. As diferenças entre a contabilidade de projetos e a contabilidade financeira são as seguintes:

Metodologia: A contabilidade financeira oferece duas metodologias gerais: a contabilidade analítica e a contabilidade de exercício. Na contabilidade de projetos, é indiferente o método escolhido, uma vez que não afeta o processo.
Período de tempo: A contabilidade financeira padrão segue as transações mensais, enquanto a gestão contabilística de projetos vê todas as transações realizadas do início ao fim do ciclo de vida de um projeto, independentemente do tempo que isso demore.
Custo: A contabilidade financeira divide os custos em categorias grandes e abrangentes, como as contas a receber. Na contabilidade do projeto, é possível dividir as despesas em partes específicas, atribuindo um custo a determinadas tarefas do projeto.
Considerações: Todas as despesas de negócio são contabilizadas na contabilidade financeira geral, mas com a gestão contabilística de projetos, apenas os custos associados aos resultados do seu projeto interessam.

A contabilidade de projetos está mais centrada nas transações relacionadas com um determinado projeto, enquanto a contabilidade financeira tem uma visão global de todas as finanças da empresa. Agora que já determinou as diferenças, precisa de saber quando deve utilizar a contabilidade de projetos.

Quando é que precisa de gestão contabilística de projetos?

A contabilidade de projetos pode ser utilizada por diversas razões. São vários os casos em que se deve pensar em orçamentar o seu projeto:

Criação de novo produto ou serviço
Projetos pontuais regulares
Projetos que ficam de fora do seu âmbito
Determinar como o dinheiro é alocado e gasto nos projetos
Análises comparativas de projetos

Quando estiver pronto para simplificar a sua experiência contabilística, garantindo a responsabilização de todos os pagamentos do projeto, está pronto para adicionar uma nova ferramenta de operações ao seu processo.

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À medida que constrói a sua equipa e organiza os projetos atuais e futuros, vai precisar de um software que seja tão flexível e concentrado como a sua equipa. Ao manter-se a par das suas entregas e despesas por tarefa, poderá calcular rápida e facilmente as suas receitas. Também pode assegurar que cada cêntimo do seu projeto foi contabilizado e analisado.

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