เครื่องมือการทำงานร่วมกัน 5 ประเภทที่ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

ธุรกิจทั้งหมดได้รับประโยชน์จากการทำงานเป็นทีมที่ยอดเยี่ยม การทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกทีมเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าคุณจะขายการออกแบบดอกไม้หรือสร้างแอปสมาร์ทโฟนใหม่ แต่การทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมจำเป็นต้องมีการสื่อสารที่ดีเยี่ยม และจากการศึกษาพบว่าคุณภาพของการสื่อสารนั้นมีค่ามากกว่าปริมาณมาก

ในบทความนี้ มาเรียนรู้วิธีที่เครื่องมือช่วยให้ทีมระยะไกลทำงานร่วมกันและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ ค้นพบวิธีที่เครื่องมือ AI ล่าสุดสามารถช่วยทีมเพิ่มความเร็วในการติดต่อสื่อสาร ทำให้งานง่ายขึ้น ยกระดับความคิดสร้างสรรค์ และอื่นๆ อีกมากมาย

การทำงานร่วมกันในที่ทำงานกำลังพัฒนาอยู่ตลอดเวลา

ความร่วมมือคือการทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายหรือโครงการร่วมกัน และถือเป็นสิ่งสำคัญยิ่งกว่าที่เคย แต่การสร้างที่ทำงานที่การทำงานร่วมกันประสบความสำเร็จไม่ได้ราบรื่นอย่างที่วางแผนไว้เสมอไป บางครั้งทีมงานอาจขาดวิสัยทัศน์ร่วมกันหรือสมาชิกทีมไม่เข้าใจความรับผิดชอบของตนเอง ซึ่งนำไปสู่ความสับสนและความไร้ประสิทธิภาพ

ดังนั้น การเลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญ โชคดีที่ความร่วมมือในที่ทำงานมีวิวัฒนาการมาจากยุคที่มีเธรดอีเมลไม่รู้จบและมีการประชุมซ้ำไปซ้ำมา เครื่องมือในปัจจุบันใช้ประโยชน์จากเครือข่ายที่เชื่อมต่อตลอดเวลาพร้อมการเข้าถึงไฟล์ในเวลาจริงและการทำงานร่วมกันที่เหมาะสำหรับทีมที่กระจายตัวและการทำงานแบบไฮบริด

เครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น การประชุมทางวิดีโอ ซอฟต์แวร์การประมวลผลแบบคลาวด์ และปัจจุบันคือ AI ได้ถือกำเนิดขึ้นเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ผลผลิต และการทำงานร่วมกันเป็นทีม

ความสำคัญและความจำเป็นของเครื่องมือการทำงานร่วมกันกลายมาเป็นประเด็นสำคัญที่สุดในช่วงที่ COVID-19 กำลังระบาดหนัก โดยพนักงานหลายคนถูกบังคับให้ทำงานจากระยะไกลเป็นเวลานาน ที่จริงแล้ว ตามข้อมูลของ Gartner Inc. ในแบบสำรวจระบุว่าพนักงานเกือบ 80 เปอร์เซ็นต์ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันสำหรับการทำงานในปี 2021 เพิ่มขึ้นจากพนักงานกว่าครึ่งหนึ่งในปี 2019

แม้ว่าจะมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์หลายชนิดเพื่อช่วยให้ทีมสื่อสารได้อย่าง มีประสิทธิภาพ และประสานงานกันอยู่เสมอ แต่เครื่องมือที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมสามารถทำให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การเลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เหมาะสม

การทำงานร่วมกันในที่ทำงานมีลักษณะแตกต่างกันไปในทุกบริษัทและทุกทีม องค์กรต่างๆ จะเผชิญกับความท้าทายที่แตกต่างกันไปเมื่อต้องทำงานร่วมกัน โดยขึ้นอยู่กับขนาด โครงสร้าง และตำแหน่งที่ตั้ง พิจารณาคำถามต่อไปนี้เมื่อใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันใหม่:

คุณมีกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ การใช้เครื่องมือใหม่จะต้องมีการวางแผนและการเตรียมการ พิจารณาว่าคุณมีการสนับสนุนจากองค์กรสำหรับการเปลี่ยนแปลง มีวิสัยทัศน์ร่วมกันเกี่ยวกับผลลัพธ์ การสนับสนุนด้านโลจิสติกส์และพนักงาน และมีวิธีติดตามผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

มีกระบวนการเรียนรู้อย่างรวดเร็วหรือไม่ ข้อควรพิจารณาที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งสำหรับบริการใหม่คือความง่ายในการใช้งาน ขอการสาธิตเครื่องมือที่คุณสนใจและค้นหาสิ่งต่างๆ เช่น ส่วนติดต่อที่ใช้งานง่ายและการนำทางอย่างง่าย

ทีมของคุณสื่อสารได้ดีที่สุดอย่างไร พวกเขาต้องการใช้เครื่องมือการแชทและการส่งข้อความหลายแชนเนลโดยเฉพาะ หรือต้องสื่อสารกับเครื่องมือการจัดการอีเมลและโครงการหรือไม่

ทีมของคุณทำงานร่วมกันในโครงการชนิดใด อุตสาหกรรมที่แตกต่างกันจำเป็นต้องใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น บริษัทการตลาดต้องการเครื่องมือที่แตกต่างจากบริษัทการผลิต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจขอบเขตของโครงการเฉพาะอุตสาหกรรมที่ทีมของคุณจะดำเนินการ

มีกี่คนที่จำเป็นต้องทำงานร่วมกัน ทีมขนาดเล็กสื่อสาร แชร์ข้อมูล และให้การอัปเดตความคืบหน้าแตกต่างจากทีมขนาดใหญ่ เลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมตามขนาดทีมและองค์กร

คุณต้องการใช้เครื่องมือหลายอย่างหรือแพลตฟอร์มแบบออลอินวันหรือไม่ ดำเนินการตรวจสอบเครื่องมือปัจจุบันของคุณ เมื่อคุณระบุเทคโนโลยีการทำงานร่วมกันทั้งหมดที่มีอยู่แล้ว ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการเพิ่มเครื่องมือใหม่หรือเปลี่ยนเครื่องมือเก่าเพื่อเพิ่มประโยชน์สูงสุดจากการทำงานร่วมกันทั่วทั้งบริษัท

การรวมและความเข้ากันได้มีความสำคัญหรือไม่ หากคุณพบเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับการทำสิ่งใดสิ่งหนึ่ง โปรดพิจารณาว่าเครื่องมือดังกล่าวสามารถรวมกับแอปและซอฟต์แวร์อื่นๆ ได้อย่างราบรื่นหรือไม่ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือเข้ากันได้กับไฟล์ทุกประเภทที่ทีมของคุณใช้

ความปลอดภัยมีความสำคัญสูงสุดหรือไม่ เครื่องมือการทำงานร่วมกันมีความแตกต่างกันอย่างมากเมื่อพูดถึงความสามารถด้านการรักษาความปลอดภัย พิจารณานโยบายที่ควบคุมการอนุญาตการเข้าใช้การประชุม การแชร์ไฟล์ การแชท และการเข้าถึงจากภายนอก นอกจากนี้ เครื่องมือบางอย่างยังมีการเข้ารหัสลับแบบครบวงจร ในขณะที่บางอย่างก็มีคีย์ที่ลูกค้าถือ

คุณต้องการใช้จ่ายเท่าใด เมื่อเลือกต้นทุนเครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นปัจจัยสำคัญ เครื่องมือบางอย่างฟรี ในขณะที่บางอย่างมีแผนราคาต่อเดือน ปี หรือจำนวนผู้ใช้ นอกจากนี้ หากจำเป็นต้องมีการเลือกกำหนดเครื่องมือ ก็อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

คุณมีเวลาและงบประมาณสำหรับการฝึกอบรมหรือไม่ การฝึกอบรมทีมของคุณเกี่ยวกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญ โปรดอย่าลืมว่าสมาชิกทีมทุกคนจะต้องนำเครื่องมือเหล่านั้นมาใช้ได้อย่างง่ายดายเพื่อให้เครื่องมือการทำงานร่วมกันใช้ได้ผล เมื่อตัดสินใจเลือกโซลูชันได้แล้ว ให้ใช้เวลาในการฝึกอบรมทีมและเริ่มเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์หรือเครื่องมือใหม่อย่างช้าๆ

ฟีเจอร์หลักอื่นๆ ที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกัน:

การแชทและการส่งข้อความหลายแชนเนล
ความยืดหยุ่น (การทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัส แบบสด และไวท์บอร์ด)
ความสามารถในการปรับขนาด
การรวม

เครื่องมือการทำงานร่วมกัน 6 ประเภทที่ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

เครื่องมือการจัดการโครงการช่วยติดตามสิ่งต่างๆ

Microsoft 365 Copilot

ประหยัดเวลาและโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญที่สุดด้วย AI ใน Microsoft 365 สำหรับธุรกิจ

เรียนรู้เพิ่มเติม

ไม่ว่าคุณจะวางแผนจัดงานแต่งงานหรือสร้างเว็บไซต์ คุณอาจมีโอกาสได้ทำงานในโครงการขนาดใหญ่ที่ต้องมีคนจำนวนมากเข้ามามีส่วนร่วม โชคดีที่มี เครื่องมือการจัดการโครงการ เพื่อช่วยจัดการส่วนต่างๆ ที่มีการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. ความสัมพันธ์ของการสร้างการประชุมทางวิดีโอ

สมมติว่าคุณจำเป็นต้องมีการประชุมที่สำคัญ แต่ทีมของคุณครึ่งหนึ่งกำลังเดินทางหรือทำงานจากระยะไกล การประชุมทางวิดีโอเป็นวิธีหนึ่งในการรับประโยชน์จากการวิจัยทั้งหมดของการประชุมแบบเห็นหน้ากันโดยไม่มีค่าใช้จ่ายและความท้าทายในการวางแผนบางอย่างด้วยตนเอง

3. การแชททำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จได้เร็วขึ้น

ในบางครั้ง เพียงแค่ถามคำถามสั้นๆ และรับการตอบกลับแบบพร้อมท์ก็มีประสิทธิภาพมากที่สุดแล้ว ด้วยเครื่องมือการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่สร้างขึ้นสำหรับสำนักงานของคุณ สมาชิกทีมสามารถเช็คอินและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

4. การแก้ไขเอกสารในเวลาจริงช่วยลดความล่าช้า

ลืมห่วงโซ่อีเมลที่เต็มไปด้วยไฟล์แนบและการแก้ไขที่น่าสับสนที่ไม่ได้ส่งผลต่อเอกสารหรืองานนำเสนอไปได้เลย การทำงานร่วมกันบนเอกสารในเวลาจริง ช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันในโครงการเดียวกันได้พร้อมกัน ไม่ว่าจะเป็นเอกสารข้อความ สเปรดชีต หรืองานนำเสนอ PowerPoint

5. ตัวควบคุมเวอร์ชันระบบคลาวด์ช่วยให้สิ่งต่างๆ เป็นระเบียบอยู่เสมอ

การจัดเก็บโครงการในระบบคลาวด์ทำให้สามารถควบคุมเวอร์ชันได้อย่างง่ายดาย ซึ่งทำให้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงสามารถใช้งานออนไลน์ได้ตลอดเวลา ค้นหาเวอร์ชันที่ต้องการ และบันทึกสำเนาหากจำเป็น ก่อนที่จะเพิ่มคำติชม นอกจากนี้การใช้แอปพลิเคชันการทำงานร่วมกัน เช่น Microsoft Teams ยังช่วยให้ค้นหาและแชรฺไฟล์กับผู้อื่นได้อย่างง่ายดายและปลอดภัยอีกด้วย

6. เพิ่มการเชื่อมต่อ ประสิทธิภาพการทำงาน และความคิดสร้างสรรค์ด้วย AI

การก้าวนำหน้าคู่แข่งเป็นเรื่องท้าทายเสมอ แต่คุณสามารถช่วยให้ทีมมีความได้เปรียบด้วยเครื่องมือ AI เร่งความเร็วการสื่อสาร ปรับปรุงงานของพนักงาน และเร่งการส่งมอบบริการด้วยโซลูชัน AI เช่น Microsoft 365 Copilot คาดการณ์ความต้องการของทีมและหลีกเลี่ยงการหยุดทำงานด้วยความสามารถในการคาดการณ์และเร่งการดำเนินการด้วยระบบอัตโนมัติ

เครื่องมือ AI ของงานบางอย่างสามารถช่วยได้ รวมถึง:

การค้นหาในอีเมลและที่เก็บถาวรของการแชท
การสรุปการประชุม
การร่างงานนำเสนอ
การสร้างผลิตภัณฑ์และบริการใหม่
การปรับประสบการณ์ใช้งานให้เป็นแบบส่วนตัว
การปรับปรุงการตัดสินใจ

ทำงานอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นด้วย AI: เพิ่มศักยภาพให้กับบุคลากรของคุณด้วยคู่ค้าใหม่ด้านการทำงาน

ในหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ฉบับนี้ ค้นพบวิธีที่เครื่องมือ เช่น Microsoft 365 Copilot สามารถใช้สร้างสภาพแวดล้อมที่ความคิดสร้างสรรค์และประสิทธิภาพการทำงานประสบความสำเร็จได้

รับหนังสืออิเล็กทรอนิกส์

ประโยชน์และความท้าทายของเครื่องมือการทำงานร่วมกัน

ประโยชน์ของเครื่องมือการทำงานร่วมกันหมายถึงประสิทธิภาพและผลผลิตที่เพิ่มขึ้น เครื่องมือส่วนใหญ่ออกแบบมาให้รับภาระบางส่วนของการจัดการโครงการจากหัวหน้าและสมาชิกทีม

หนึ่งในความท้าทายหลักของการใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันคือการเอาชนะกระบวนการเรียนรู้ของการใช้เครื่องมือใหม่ เช่น AI เมื่อมีสมาชิกทีมใหม่เข้าร่วม การให้พวกเขาเข้าใจวิธีใช้เครื่องมืออาจต้องใช้เวลา คู่มือเริ่มต้นใช้งานด่วน และ แชนเนลYouTube ช่วยเร่งการฝึกอบรมพนักงาน

โดยทั่วไปแล้ว การทำงานออนไลน์จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและทำให้มีความสามารถในการจัดการโครงการเพื่อให้ทุกคนเป็นระเบียบและดำเนินงานตามที่ได้รับได้ นอกจากนี้ การประมวลผลแบบคลาวด์จะช่วยลดเวลาที่ล่าช้า ทำให้ทุกคนอัปเดตอยู่เสมอ

และโปรดอย่าลืมว่าเมื่อใช้ AI ผลลัพธ์ใดๆ ที่ได้จากเครื่องมืออัตโนมัติอันทรงพลังเหล่านี้ควรได้รับการตรวจสอบและยืนยันโดยมนุษย์ก่อนใช้งาน

เพิ่มศักยภาพให้ทีมทำงานอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นและทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น

เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมจะช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้สำเร็จมากขึ้น และช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันจากทุกที่และทุกเวลาได้ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือการทำงานร่วมกันของ Microsoft โปรดไปที่แหล่งข้อมูลเหล่านี้:

เครื่องมือการทำงานร่วมกัน

การจัดการโครงการ

เครื่องมือ AI

เกี่ยวกับผู้เขียน

ทีม Microsoft 365 มุ่งเน้นไปที่การแบ่งปันทรัพยากรเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้น ดำเนินงาน และขยายธุรกิจของคุณได้

ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
Microsoft Teams

เริ่มต้นใช้งาน Microsoft 365

ซึ่งเป็น Office ที่คุณคุ้นเคย มาพร้อมกับเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น คุณจึงสามารถทำงานได้มากขึ้นทุกที่ทุกเวลา

ซื้อเลย

^{Business Insights and Ideas ไม่ได้ให้คำแนะนำทางการเงินหรือภาษีจากมืออาชีพ คุณควรติดต่อมืออาชีพด้านการเงินหรือด้านภาษีของคุณเองเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ}