Transformuokite komandos bendradarbiavimą „Microsoft Teams“ pasitelkdami DI

Šiuolaikinėje sparčiai besikeičiančioje darbo aplinkoje susitikimai yra būtini priimant sprendimus ir planuojant. Vis dėlto, neretai pernelyg daug laiko išeikvojama administracinio pobūdžio užduotims, tokioms kaip pastabų rašymas, veiksmų sekimas ir tolesnių veiksmų organizavimas, atlikti. Šios užduotys gali atitraukti dėmesį nuo svarbių darbų ir sulėtinti komandų tempą.

Automatizuodama įprastus darbus, „Copilot“ programoje „Teams“ leidžia komandoms daugiau laiko skirti inovacijoms, problemų sprendimui ir rezultatų siekimui.

Komandų bendradarbiavimui pasitelkiant DI ne tik galima sutaupyti laiko – tai taip pat keičia komandų bendradarbiavimo būdą. Dirbtiniam intelektui pasirūpinant smulkmenomis, komandos gali sutelkti dėmesį į svarbius darbus. Štai kaip dirbtinis intelektas palengvina komandinį darbą:

• Sklandus bendradarbiavimas –dirbtinis intelektas suteikia greitą prieigą prie nuoseklių susitikimų įrašų, taip užtikrindamas aiškumą ir sumažindamas kylančius nesusipratimus.
• Mažesnės laiko sąnaudos – DI automatizuoja administracinio pobūdžio užduotis, todėl komandos gali daugiau laiko skirti strategijos kūrimui ir problemų sprendimui.
• Didesnis įsitraukimas – dirbtinis intelektas pasirūpina dokumentacija, leisdamas komandos nariams visiškai įsitraukti į diskusiją.
• Didesnis tikslumas – DI užtikrina, kad pastabų rašymas, užduočių paskyrimas ir transkripcijos būtų tikslūs, todėl sumažėja žmogiškųjų klaidų skaičius ir padidėja pasitikėjimas bendrinama informacija.

Administracinio pobūdžio užduotys dažnai atima daug laiko, kurį būtų galima skirti svarbesniems darbams. Programoje „Teams“ pasitelkiant DI pagrįstas funkcijas, šios įprastos užduotys automatizuojamos, todėl komandos gali daugiau laiko skirti svarbiems darbams.

Štai keletas pagrindinių būdų, kaip DI grindžiama automatizacija skatina efektyvumą:
 

• Susitikimų transkripcija – DI automatiškai generuoja išsamias transkripcijas, užtikrindamas atitiktį ir išsamią dokumentaciją.
• Veiksmai – DI aptinka sprendimus arba tolesnius veiksmus, priskiria juos komandos nariams ir integruotose užduočių tvarkyklėse nustato terminus.
• Dinaminės dienotvarkės – dirbtinis intelektas, remdamasis ankstesnių susitikimų temomis ir projekto etapais, siūlo dienotvarkės punktus.
• Išmanieji priminimai – dirbtinis intelektas siunčia savalaikius priminimus apie terminus, tolesnius veiksmus ir nebaigtas užduotis, taip padėdamas komandoms laikytis plano.

Automatizuodamas įprastas užduotis, DI leidžia komandoms sutelkti dėmesį į svarbesnius darbus, todėl padidėja jų produktyvumas ir pagerėja rezultatai. Pavyzdžiui, produkto paleidimą koordinuojantis projekto vadovas gali naudoti DI sprendimams įrašyti, užduotims priskirti ir priminimams apie tolesnius veiksmus siųsti, taip pašalindamas poreikį atnaujinti informaciją rankiniu būdu. 

DI taip pat gali sekti užduočių eigą ir siųsti savalaikius priminimus, tokiu būdu padėdamas komandai laikytis plano ir sumažinti vėlavimus bei stresą, kad ji galėtų sutelkti dėmesį į strateginius paleidimo aspektus.

Efektyvi komunikacija – sėkmingo bendradarbiavimo pagrindas, ypač komandoms, dirbančioms skirtingose vietose arba kalbančioms skirtingomis kalbomis. „Teams“ naudoja dirbtinį intelektą, kad pašalintų bendravimo kliūtis ir užtikrintų, kad visiems viskas būtų aišku.

Štai keletas dirbtiniu intelektu pagrįstų, programoje „Teams“ pasiekiamų bendravimo funkcijų:
 

• Daugiakalbis palaikymas –pokalbių ir susitikimų transkripcijų vertimas realiuoju laiku leidžia užtikrinti sklandų bendradarbiavimą tarp tarptautinių komandų.
• Santraukos pagal poreikį – dalyviai, kurie prisijungia vėlai arba visiškai praleidžia susitikimą, gali pasiekti glaustas santraukas, kad gautų informaciją, neskaitant visų transkripcijų.
• Patobulintas pranešimų siuntimas – dirbtinis intelektas siūlo aiškesnes, profesionalesnes pranešimų formuluotes, taip padidindamas tikslumą ir sumažindamas kylančius nesusipratimus.

Įsivaizduokite tarptautinę rinkodaros komandą, kartu dirbančią prie didelės kampanijos. Pasitelkdami daugiakalbę transkripcijos funkciją ir dirbtinio intelekto pagalba sugeneruotas santraukas, komandos nariai, esantys skirtingose laiko zonose, gali paprastai prisidėti prie darbo, neatsilikti ir sekti praleistus susitikimus, neperžiūrinėdami ilgų įrašų.

Šie įrankiai skatina įtraukų bendravimą ir padeda užtikrinti, kad komandos išliktų produktyvios ir sinchronizuotos, nepriklausomai nuo jų buvimo vietos.

Komandos tikslų įgyvendinimui neužtenka vien puikios komunikacijos – taip pat reikia užtikrinti efektyvią darbo eigą. „Copilot“ programoje „Teams“ supaprastina užduočių valdymą, prioritetų nustatymą ir planavimą, taip leidžiant sudėtingus dalykus suprasti aiškiau. 

Štai keletas pavyzdžių, kaip dirbtinio intelekto pagalba optimizuota darbo eiga atrodo praktikoje:

• Užduočių sekimas – automatiškai fiksuoja užduotis iš susitikimų pastabų ir, komandos nariams darant pažangą, atnaujina jų būseną.
• Išmanus prioritetų nustatymas – pasitelkdamas duomenimis pagrįstas įžvalgas, rekomenduoja, kurioms užduotims ar terminams reikia skirti dėmesį pirmiausia.
• Supaprastintas planavimas – analizuoja komandos kalendorius, kad pasiūlytų tinkamiausius laikus susitikimams, jog jie nesikirstų vienas su kitu.

DI padeda sumažinti kliūtis, suteikdamas komandoms būtent tai, ko joms reikia, kad galėtų efektyviai judėti į priekį. Pavyzdžiui, konsultacijas teikianti įmonė, dirbanti su keliais klientais, gali naudoti DI įrankius projektų sekimui supaprastinti. 

Užuot atnaujinę informaciją ir tolesnius veiksmus rankiniu būdu, komandų vadovai gali matyti pažangą realiuoju laiku ir užtikrinti, kad etapai būtų įvykdyti laiku ir efektyviai.

Dirbtinio intelekto diegimas nėra toks sudėtingas, koks gali pasirodyti. Atsižvelgdami į realius kylančius iššūkius ir sutelkdami dėmesį į tai, kokią tiesioginę naudą DI teikia jūsų komandai, galite drąsiai pereiti prie naujos sistemos ir iš karto pamatyti teigiamus pokyčius. Štai keletas dažniausiai kylančių problemų ir kaip dirbtiniu intelektu pagrįsti produktyvumo įrankiai gali padėti jas spręsti:

Nors DI įrankiai reikalauja pradinių investicijų, dėl jų sukuriamo efektyvumo jie ilgalaikėje perspektyvoje atsiperka. Automatizavus tokias užduotis kaip pastabų rašymas ir planavimas, daugiau laiko galima skirti svarbesniems darbams, taip padidinant produktyvumą ir paspartinant projektų įgyvendinimą.

Geriausi DI įrankiai suteikia įmonės lygio saugą ir duomenų apsaugą. Tokios funkcijos kaip šifruotųjų duomenų saugykla ir integruoti atitikties valdikliai leidžia komandoms drąsiai diegti DI, apsaugant slaptą informaciją.

Investicijų verti DI sprendimai yra sukurti taip, kad juos būtų galima saugiai integruoti į esamus įrankius ir darbo eigą. Norint juos naudoti, reikia minimalių mokymų, ir jie, supaprastindami tokias užduotis kaip transkripcija, užduočių valdymas ir planavimas, suteikia komandoms galimybių, išvengiant sudėtingo mokymosi proceso.

DI greitai keičia komandų darbo pobūdį, o ateityje, su dirbtiniu intelektu pagrįstais įrankiais, tokiais kaip „Teams“, žadama dar daugiau galimybių. Naujos galimybės, pavyzdžiui, galimybių analizės, aktyvus mokymas ir pažangesnė integracija, leis komandoms numatyti jų laukiančius iššūkius, optimizuoti sprendimus ir greičiau pasiekti norimus rezultatus. Į ateitį žvelgiančios organizacijos, kurios jau dabar naudoja dirbtinį intelektą, įgis konkurencinį pranašumą ir užtikrins savo komandų sėkmę vis labiau skaitmenizuojamoje darbovietėje.

Norint pasirinkti tinkamus DI įrankius, reikia suprasti unikalius savo komandos poreikius. Pasinaudodami šiuo greitu kontroliniu sąrašu, įvertinkite savo galimybes:
 

• Poreikiai –Kokias užduotis reikia automatizuoti arba patobulinti?
• Sauga – Ar įrankis apsaugo slaptus duomenis?
• Suderinamumas – Ar jį bus galima integruoti į esamas sistemas?
• Išplečiamumas – Ar jis galės plėstis kartu su jūsų verslu?
• Palaikymas –Ar jo klientų aptarnavimas geras?

„Teams“ išsiskiria iš kitų produktyvumo įrankių, nes yra glaudžiai integruota į „Microsoft 365“ ekosistemą ir geba saugiai, pagal kontekstą panaudoti visas jūsų organizacijos duomenų suteikiamas galimybes. Štai kas jį išskiria iš kitų:

• Sklandi integracija su „Microsoft 365“ – pagerinkite darbo eigą ten, kur jūsų komanda jau dirba. „Copilot“ veikia tiesiogiai „Teams“ ir visose „Microsoft 365“ programose, todėl užtikrinama visiškai vieninga patirtis.
• Jūsų duomenimis pagrįstas, į kontekstą orientuotas DI – „Copilot“ ne tik automatizuoja užduotis programoje „Teams“. Ji išmaniai naudoja jūsų organizacijos duomenis, paimdama reikiamą informaciją iš susitikimų, pokalbių ir kitų šaltinių, kad suteiktų didžiausią įmanomą vertę.
• Įmonės lygio sauga ir atitiktis – „Microsoft“ kiekviename lygyje pirmenybę teikia duomenų privatumui ir saugumui. Priešingai nei kai kurie įrankiai, priklausantys nuo trečiųjų šalių saugyklų, „Teams“ veikia „Microsoft“ įmonės lygio saugą užtikrinančioje sistemoje. Jūs valdote savo duomenis.
• Intuityvi vartotojo patirtis – „Copilot“ programoje „Teams“ sukurta taip, kad būtų lengvai naudojama ir pasiekiama, tokiu būdu didinant produktyvumą, išvengiant sudėtingo mokymosi proceso. Kadangi ji gali būti integruota su pažįstamais įrankiais, komandos gali naudotis dirbtiniu intelektu nesutrikdydamos savo įprastų darbo procesų.
• Pritaikoma visiems – nesvarbu, ar esate smulkusis verslas, ar didelė įmonė, „Copilot“ lengvai pritaikoma prie jūsų poreikių. Jos dirbtinio intelekto galimybės pritaikomos bet kokio dydžio komandai, tad ji teikia naudą kiekviename lygmenyje – padeda mažoms komandoms dirbti sparčiau ir leidžia didelėms organizacijoms užtikrinti vieningumą ir efektyvumą visuose padaliniuose.

DI nebėra tik malonus priedas – tai nepakeičiamas pagalbininkas produktyvumui, bendradarbiavimui ir inovacijoms skatinti. Automatizuodama įprastas užduotis, supaprastindama procesus ir pagerindama bendravimą, „Copilot“ programoje „Teams“ padeda darbuotojams sutelkti dėmesį į tai, kas išties svarbu. Rezultatas – daugiau laiko skiriama svarbiems darbams ir mažiau energijos smulkmenoms. Norėdami gauti kuo didesnę naudą, išbandykite „Microsoft Teams Premium“. „Premium“ prenumerata suteiks jūsų komandai prieigą prie galingų funkcijų, kurios susitikimus ir skambučius pavers išmanesniais, įtraukesniais ir saugesniais. Nuo suasmenintų patirčių, kurios stiprina ryšius, iki pažangių įrankių, kurie apsaugo slaptą informaciją, „Teams Premium“ užtikrina, kad jūsų komanda dirbs išmaniau ir saugiau. Nedelskite ir jau šiandien pradėkite tyrinėti, kaip DI programoje „Teams“ gali transformuoti jūsų darbo eigą.