 ERP na cloud | Microsoft Dynamics 365

O que é o ERP na cloud?

O software de ERP na cloud ajuda as empresas a gerir processos fundamentais com soluções baseadas na nuvem. Ao contrário do ERP no local, o ERP na cloud é alojado nos servidores do fornecedor e é acedido online, eliminando a necessidade de hardware dispendioso e de manutenção de TI. O ERP na cloud melhora a eficiência, reduz os custos e proporciona flexibilidade, escalabilidade e acesso a dados em tempo real. Isto permite às empresas adaptarem-se rapidamente, tomarem decisões informadas e concentrarem-se no crescimento, enquanto os especialistas lidam com os aspetos técnicos.

Principais conclusões

Os sistemas ERP na cloud simplificam as operações ao integrarem vários processos de negócio numa plataforma unificada, o que conduz a uma produtividade melhorada e a um esforço manual reduzido.
As soluções ERP na cloud oferecem a capacidade de aumentar ou reduzir os recursos verticalmente, com base nas necessidades empresariais, garantindo um desempenho ideal durante períodos de procura variáveis.
Ao eliminar a necessidade de uma infraestrutura no local e reduzir as despesas de manutenção, o ERP na cloud pode levar a reduções significativas de custos ao longo do tempo.
Com acesso em tempo real a informações atualizadas, as pessoas podem tomar decisões mais informadas e responder mais rapidamente às alterações do mercado.
Os fornecedores de ERP na cloud lidam automaticamente com atualizações de sistema e patches de segurança, fornecendo as funcionalidades e proteções mais recentes sem intervenção manual.

Principais funcionalidades dos sistemas de ERP na cloud

Os sistemas de ERP na cloud incluem muitos elementos que ajudam as empresas a otimizar a forma como gerem as operações. Algumas das funcionalidades essenciais incluem:

Acesso a dados em tempo real. Os sistemas ERP na cloud fornecem acesso em tempo real aos dados, permitindo que as empresas tomem decisões informadas e respondam rapidamente às mudanças nas condições do mercado.
Capacidades de integração. Ao ligar aplicações em toda a empresa, como a gestão das relações com os clientes e os sistemas de recursos humanos, as soluções de ERP na cloud unificam os dados para criar uma visão única e precisa de toda a empresa.
Acessibilidade móvel. Os sistemas ERP na cloud podem ser acedidos a partir de qualquer dispositivo com uma ligação à Internet, o que apoia o trabalho à distância e os modelos de equipas distribuídas.
Diferentes tipos para diferentes necessidades. Os tipos de soluções de ERP na cloud incluem SaaS, multi-inquilino e inquilino único. As soluções SaaS estão ativas nos servidores do fornecedor e são acedidas através da Internet, com atualizações automáticas e custos gerais de TI mais baixos. As soluções multi-inquilino incluem uma infraestrutura partilhada por vários clientes, que tem um custo mais baixo, mas também menos opções de personalização. As soluções de inquilino único são o oposto, com uma infraestrutura dedicada a um único cliente para um maior controlo, mas com custos mais elevados.

Sistemas de ERP no local tradicionais vs. a cloud

Existem várias diferenças fundamentais entre os sistemas de ERP tradicionais no local e os sistemas de ERP na cloud, que têm impacto em cada tipo de infraestrutura, custo, escalabilidade e manutenção do sistema. Compreender as diferenças entre os sistemas de ERP tradicionais e na cloud pode ajudar a tomar uma decisão informada sobre o tipo de solução mais adequada para o seu negócio. O orçamento, as necessidades de escalabilidade e a disponibilidade dos recursos de TI são fatores importantes a ter em consideração ao tomar a sua decisão.

Infraestrutura

Os sistemas de ERP no local requerem investimentos significativos em hardware e software, incluindo servidores, armazenamento e equipamento de rede. Estes sistemas são alojados e geridos nas instalações físicas da empresa.
Os sistemas de ERP na Cloud são alojados em servidores remotos geridos por um fornecedor de terceiros. O acesso ao sistema é feito através da Internet, eliminando a necessidade de hardware extensivo no local.

Custo

Os sistemas de ERP no localimplicam custos iniciais elevados de hardware, licenças de software e implementação e despesas contínuas para manutenção, atualizações e salários do pessoal de TI.
Os sistemas de ERP na cloud normalmente seguem um modelo de preços baseado em subscrição, reduzindo as despesas iniciais. Os custos são distribuídos ao longo do tempo e incluem manutenção, atualizações e serviços de suporte fornecidos pelo fornecedor.

Escalabilidade

Os sistemas de ERP no local requerem investimentos adicionais de hardware e software para aumentar verticalmente, o que pode ser moroso e dispendioso. A redução vertical pode resultado em recursos subutilizados.
Os sistemas de ERP na cloud têm maior flexibilidade e escalabilidade, permitindo-lhe ajustar facilmente os seus planos de subscrição, com um aumento ou diminuição, de modo a acomodar necessidades em mudança sem investimentos significativos numa nova infraestrutura.

Manutenção

Os sistemas de ERP no local necessitam de pessoal de TI dedicado para gerir e manter o sistema, incluindo atualizações regulares, patches de segurança e resolução de problemas.
Os sistemas de ERP na cloud incluem manutenção e atualizações do fornecedor de serviços, reduzindo a carga sobre as equipas de TI internas. Isto garante que o sistema está sempre atualizado com as mais recentes funcionalidades e medidas de segurança.

Acessibilidade

Os sistemas de ERP no local normalmente limitam o acesso a localizações no local ou requerem configurações de VPN complexas para acesso remoto.
Os sistemas de ERP na cloud estão acessíveis a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet, fornecendo a flexibilidade necessária para o trabalho à distância e o acesso móvel.

Segurança

Os sistemas de ERP no local exigem que a segurança e a conformidade sejam geridas internamente, o que pode ser desafiante para as empresas sem recursos de TI robustos.
Os sistemas de ERP na cloud oferecem frequentemente funcionalidades de segurança avançadas e certificações de conformidade para garantir a proteção de dados e a conformidade regulamentar.

Porquê migrar para o ERP na cloud?

Migrar para um sistema de ERP moderno com base na cloud oferece inúmeros benefícios para as empresas. Algumas das principais vantagens incluem:

Poupança de custos: eliminar a necessidade de hardware dispendioso e reduzir a carga sobre as equipas de TI, resulta em poupanças significativas nos custos.
Escalabilidade: Os sistemas de ERP na cloud são altamente dimensionáveis, permitindo-lhe adicionar ou remover facilmente utilizadores e funcionalidades, conforme necessário. Desta forma, é mais fácil para a sua empresa crescer e adaptar-se à evolução das condições do mercado.
Eficiência melhorada: acesso em tempo real aos dados ajuda toda a sua organização a tomar decisões informadas e a simplificar as operações, o que, em última análise, leva a uma maior eficiência e produtividade.
Segurança de dados melhorada: Normalmente, os fornecedores de ERP na cloud investem fortemente em medidas de segurança para proteger os dados dos seus clientes. Estes investimentos podem proporcionar-lhe uma maior tranquilidade e reduzir o risco de falhas de segurança de dados.

Como migrar o seu ERP para a cloud

Fazer a transição para um sistema de ERP com base na cloud pode ser um processo complexo, mas seguir estes passos pode ajudar a garantir uma transição sem problemas.

Avalie o seu sistema atual. Avalie o seu sistema de ERP existente para identificar quaisquer pontos problemáticos, lacunas de desempenho, áreas de melhoria ou requisitos de personalização. Avalie se os seus processos atuais estão alinhados com os seus objetivos empresariais a longo prazo. Documente todas as integrações atuais com outros sistemas, uma vez que cada uma dessas integrações terá de ser migrada ou reconfigurada. Certifique-se de que envolve os principais intervenientes de TI, finanças e operações no início deste processo para obter uma visão holística das suas necessidades.
Defina os seus objetivos e requisitos. Defina objetivos de migração claros, como escalabilidade melhorada, poupanças de custos ou desempenho melhorado. Em seguida, identifique as caraterísticas e funcionalidades obrigatórias para a sua solução de ERP na cloud, incluindo requisitos de conformidade, segurança e específicos do setor.
Escolha a solução de ERP na cloud certa. Pesquise e avalie as soluções de ERP na cloud que satisfazem as suas necessidades. Certifique-se de que verifica a compatibilidade de cada plataforma com os seus sistemas e integrações existentes antes de, em última instância, selecionar um sistema de ERP na cloud que funcione para a sua empresa.
Planeie a migração. Desenvolva um plano de migração detalhado que descreva os passos e a linha cronológica da transição, juntamente com as funções e responsabilidades da sua equipa de migração, que deve incluir colaboradores internos e parceiros externos. Identifique potenciais riscos, como perda de dados ou tempo de inatividade, e planeie as estratégias de mitigação necessárias.
Prepare os seus dados para migração. Arquive dados desatualizados ou desnecessários e, em seguida, limpe e uniformize os dados restantes para garantir a consistência e precisão no novo sistema. Certifique-se de que todos os dados estão em conformidade com regulamentos relevantes ou normas específicas da indústria. As ferramentas automatizadas podem ajudar a simplificar a migração de dados e a reduzir o risco de erros manuais.
Implemente o novo sistema. Utilize uma abordagem faseada, começando com um ou dois processos não críticos para minimizar a interrupção antes de expandir para outros departamentos. Trabalhe em estreita proximidade com o seu fornecedor para resolver rapidamente quaisquer problemas e monitorizar as métricas de desempenho, durante e após a migração, para se certificar de que o sistema cumpre com as suas expetativas.
Dê formação aos seus colaboradores. Forneça formação específica a cada função para garantir que os seus colaboradores se sentem confortáveis com o novo sistema. Crie recursos acessíveis, como guias de utilizador ou tutoriais, para referência contínua. Incentive o feedback e responda prontamente às preocupações dos utilizadores. Identificar e formar um grupo de "superutilizadores" internos que possam apoiar as suas equipas após a migração pode ajudar a promover a adoção.
Teste e otimize o sistema. Realize testes completos, de ponto a ponto, para garantir que os fluxos de trabalho, integrações e relatórios funcionam conforme esperado e que todos os dados foram migrados corretamente. Recolha feedback dos utilizadores e aborde quaisquer problemas que estes possam identificar. Planeie revisões periódicas para garantir que o sistema evolui de acordo com as suas necessidades empresariais.
Desative o seu sistema de ERP antigo. Mantendo a conformidade com quaisquer políticas de retenção empresariais, arquive em segurança quaisquer dados legados que já não sejam necessários para as operações diárias. Em vez disso, redirecione recursos para se concentrar na otimização do seu novo sistema de ERP na cloud.
Planeie o suporte e as atualizações contínuas. Estabeleça um plano de suporte com o seu fornecedor de ERP na cloud para se manter a par com atualizações, novas funcionalidades e patches de segurança. Promova uma cultura de melhoria contínua ao rever regularmente os processos e o desempenho do sistema. Monitorize as suas principais métricas para controlar o ROI.

Desafios comuns de migração do ERP para a cloud e como superá-los

Os sistemas de ERP com base na cloud oferecem muitos benefícios, mas também pode enfrentar alguns desafios durante o processo de transição e implementação. Alguns dos desafios mais comuns incluem:

Riscos de conformidade e segurança. Mover os seus dados empresariais confidenciais para a cloud pode levantar preocupações sobre falhas de segurança de dados, conformidade regulamentar e manutenção de normas de privacidade. Escolher um fornecedor de ERP com protocolos de segurança fortes (como encriptação, autenticação multifator e certificações de conformidade) pode aliviar esta preocupação.
Problemas de integração. Adaptar o seu novo sistema de ERP na cloud para atender às suas necessidades e integrá-lo com aplicações empresariais existentes pode ser moroso e complicado. Certifique-se de que considera a flexibilidade e integrações pré-criadas de cada fornecedor de ERP, durante o processo de avaliação, e limite as personalizações sempre que possível para evitar complicar em demasia a implementação e a manutenção contínua.
Resistência à mudança. Os colaboradores podem hesitar em adotar o novo sistema e quaisquer fluxos de trabalho alterados que o acompanhem. Envolver os principais intervenientes desde o início para obter a sua adesão e responder preventivamente às preocupações pode ajudar a facilitar a transição. Uma comunicação clara sobre os benefícios do novo sistema, juntamente com uma formação e apoio abrangentes, pode criar confiança e entusiasmo entre os utilizadores.
Tempo de inatividade e interrupções. A implementação ou migração pode causar interrupções temporárias nas operações, afetando a produtividade e o suporte ao cliente. Planear a implementação durante períodos fora de pico e utilizar uma abordagem faseada para transitar gradualmente funções críticas para o novo sistema pode minimizar o impacto no seu negócio.

Resultados reais para empresas que mudaram para o ERP na cloud

Muitas empresas migraram com êxito para soluções de ERP na cloud e obtiveram os benefícios. Eis apenas algumas das suas histórias:

A GSE Environmental enfrentou ineficiências significativas e custos de TI elevados devido a sistemas de gestão de dados em silo e arquiteturas de manutenção desatualizadas. Ao migrar para a cloud com o Dynamics 365, a empresa centralizou os seus dados e simplificou as operações de TI. Esta transição não só reduziu a infraestrutura de TI no local, como também permitiu à GSE focar-se na produtividade de TI, reduzindo as despesas departamentais em mais de 70%.
A Maersk, líder global no setor dos transportes, deparava-se com cinco datacenters desligados que criavam silos de dados e problemas de capacidade, impedindo os colaboradores de acederem a informações críticas dos clientes. Para enfrentar estes desafios, a Maersk migrou os seus dados para a cloud com o Microsoft Azure para permitir um fluxo de dados totalmente integrado e seguro para os colaboradores em todo o mundo. A migração foi concluída em apenas seis meses, metade do tempo estimado, permitindo à Maersk fechar todos os cinco datacenters e, ao mesmo tempo, melhorar a acessibilidade e a segurança dos dados.
A Sonee Sports, uma pequena cadeia de retalho familiar nas Maldivas, tinha um sistema de ERP desatualizado que produzia dados imprecisos, resultando numa taxa de abandono de clientes de 10%. Ao atualizar para o Dynamics 365, implementar o Microsoft Power BI para análise e introduzir um sistema de comércio eletrónico com base na cloud, a Sonee Sports obteve uma redução de 38% nos custos de manutenção de TI e melhorou a retenção de clientes em mais de 8%, obtendo informações valiosas sobre o comportamento e as preferências dos clientes.

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O que é que o futuro reserva para o ERP na cloud?

As tendências e os desenvolvimentos estão sempre a evoluir no espaço do ERP na cloud, com algumas tecnologias, como a IA, a impulsionar mudanças rápidas. Algumas das principais tendências a ter em conta quando se trata do futuro do ERP incluem:

Integração de IA. A IA está a assumir um papel cada vez mais importante nos sistemas de ERP na cloud, ajudando a melhorar a análise, automatizar tarefas repetitivas e a fornecer informações preditivas. Capacidades assistidas por IA podem ajudar a melhorar a tomada de decisões, identificar tendências precocemente e a resolver proativamente problemas comuns, como as interrupções na cadeia de fornecimento.
Análise avançada e relatórios em tempo real. Capacidades de análise mais robustas com visualização de dados em tempo real e ferramentas de relatórios self-service, permitirão que as empresas obtenham informações mais aprofundadas sobre as suas operações e atuem mais rapidamente sobre essas informações através de decisões com base em dados.
Integração com a Internet das Coisas (IoT). Os sistemas de ERP na cloud que recolhem dados em tempo real de dispositivos IoT ligados, como sensores, máquinas e veículos, podem ajudar as empresas a monitorizar melhor as operações, controlar recursos e otimizar os processos de forma eficaz. Estas integrações podem ser especialmente transformadoras na melhoria da gestão da cadeia de fornecimento.
Soluções de ERP modulares. As soluções de ERP modulares permitem às empresas adotar apenas as funcionalidades de que precisam ou abrandar a transição para um novo sistema. Isto reduz o custo e a complexidade, permitindo que as organizações dimensionem a funcionalidade de acordo com a sua própria linha cronológica. Saiba mais sobre uma solução de ERP na cloud modular e com tecnologia de IA do Dynamics 365.
Maior foco na sustentabilidade. Algumas plataformas de ERP na cloud estão agora a incorporar ferramentas que ajudam as empresas a medir e a gerir o seu impacto ambiental, como controlar as pegada de carbono ou otimizar a utilização de recursos. Estas plataformas podem fornecer os dados necessários para suportar as práticas de sustentabilidade empresariais.
Ferramentas low-code e no-code. As ferramentas low-code e no-code, totalmente integradas, permitem que as organizações personalizem fluxos de trabalho, dashboards e integrações sem recursos de desenvolvimento extensos e dispendiosos. Com estas ferramentas, até mesmo os utilizadores não técnicos podem adaptar um sistema de ERP na cloud às suas necessidades, reduzindo a dependência das equipas de TI.