Videokonference

Odkar se je razširilo delo na daljavo in hibridno delo, so podjetja začela uporabljati videokonference za povezovanje zaposlenih – ne glede na to, kje delajo.

Ne glede na to, ali želite načrtovati hiter video klepet 1:1 z neposrednim podrejenim ali večje videosrečanje ob koncu meseca s celotno organizacijo, je programska oprema za videokonference odličen način, da vaši ekipi omogočite skupno delo in ohranjanje stikov.

Za izvedbo videokonference običajno potrebujete le programsko opremo za spletne konference, hitro internetno povezavo ali povezavo WiFi in napravo za videokonferenco.

Za uspešno videokonferenco potrebujete posebne funkcije, ki ustrezajo vašim potrebam pri delu z globalnimi sodelavci.

Lastnosti orodij za videokonference morajo vključevati naslednje možnosti:

• Snemanje srečanj, da jih boste lahko delili z udeleženci in jih uporabljali v prihodnje.
• Funkcija klepeta za povezovanje s sodelavci pred konferenčno sejo, med njo in po njej.
• Skupna raba zaslona za poudarjanje predstavitev in pomoč udeležencem pri spremljanju vaše predstavitve.
• Možnost dodajanja napisov za dodatno jasnost, vključenost in dostopnost za vse udeležence.
• Izberite ozadje ali naložite svoje , da čim bolj zmanjšate moteče dejavnike.
• Gumb za odzive za hitro vključitev v vsebino ali razpravo brez prekinitve klica.
• Ogled in prenos seznama udeležencev , na katerega se lahko sklicujete in spremljate udeležence po seji.

Orodja za videokonference morajo udeležencem omogočati tudi, da se odločijo za snemanje s kamero ali uporabo mikrofona.

V idealnem primeru vam bo tovrstna programska oprema pomagala tudi pri veščinah predstavljanja – navsezadnje so te veščine v hibridnem delovnem okolju pomembnejše kot kdaj koli prej. Microsoft Teams ima funkcijo, imenovano mentor za govorništvo, ki predstaviteljem prikazuje navodila in povratne informacije o tempu, uporabi mašil in opomnikih za preverjanje občinstva. Predstavitelji se lahko tako naučijo govoriti bolj samozavestno.

Med pandemijo Covid-19 je na milijone podjetij in uradov zaprlo svoje fizične prostore, ljudje po vsem svetu pa so bili prisiljeni ostati v karanteni doma. Vpliv virusa Covid na videokonference je bil velik – »delo kjer koli« se je skoraj čez noč spremenilo iz modne ugodnosti podjetja v obvezno zmogljivost. Podjetja v vseh panogah so se morala nenadoma prilagoditi.

Številni delavci so za svoje delo uporabljali osebne računalnike ali pa so si opremo izposodili pri delodajalcih. Druga podjetja so zaposlenim dajala štipendije za nakup delovne opreme za delo na domu in oblikovala dolgoročna pravila za delo na daljavo, saj so se tedni podaljševali v mesece. Podjetja so sprejela orodja, kot je programska oprema za videokonference, da bi lahko delavci še naprej sodelovali in se povezovali s svojimi porazdeljenimi ekipami.

Po podatkih družbe Statista je bil leta 2021 svetovni trg videokonferenc vreden 14,6 milijarde dolarjev. Pomen videokonferenc v času epidemije virusa Covid in njihov vpliv na današnje poslovanje je še vedno čutiti na delovnih mestih.

Sodobno hibridno delovno okolje je videokonference iz luksuza spremenilo v nujnost. Videokonference so priložnost, da se ekipe povežejo in se srečajo, ne glede na to, ali so v isti poslovni stavbi ali v povsem drugi poštni številki.

Ker pa delavci morda niso v istem okolju, je treba vzpostaviti nekaj najboljših praks za virtualne klice. Zapise s srečanj je treba na primer zapisovati v digitalni, široko dostopni aplikaciji ali dokumentu, da bodo vsi na tekočem. Prav tako je pomembno, da udeleženci srečanja predhodno preizkusijo svojo opremo in zagotovijo njeno delovanje, da bi se izognili tehničnim oviram med skupinskim klicem.

Čeprav je treba virtualne sestanke včasih dodatno dodelati, so lahko zmogljivo orodje za združevanje organizacije in nemoteno poslovanje.

Zaradi epidemije Covid-19 in dela od doma se je vloga videokonferenc pri poslovanju močno spremenila. Uporaba videokonferenc pa lahko vaši organizaciji omogoči številne priložnosti. Na primer:

• Svoj nabor sodelavcev lahko razširite z zaposlovanjem zunaj neposredne lokacije.
• Imeli boste možnost zaposliti več delovne sile, ki bo usklajena s hibridnim modelom dela in bo omogočala prilagodljiv delovni čas zunaj tradicionalnega delovnega časa od 9 do 5 ur.
• Zaposleni na poti lahko s pametno napravo ostanejo povezani in tekočem.
• Delo na daljavo ali hibridno delo lahko privabi nove moči, da se pridružijo vašemu podjetju.

Z videokonferencami lahko izboljšate svoje poslovanje, hkrati pa s sodelovanjem iz oči v oči v realnem času spodbujate produktivnost in krepite skupnost.